【摘要】由于信息技術的快速發展，辦公自動化技術也越發成熟，這為企事業單位檔案管理工作帶來很大的影響，信息時代電子文檔管理更加便捷、高效。論文對電子文檔管理問題及提升對策展開探討。

　　【關鍵詞】信息時代;電子文檔;檔案管理

　　1 引言

　　當前百分之八九十的單位為了方便信息的查找與保存，為了減輕工作人員的壓力和工作內容，采用紙質檔案和信息數字化檔案相結合的方法，對紙質檔案進行電子化管理，既方便又簡單，但隨著電子文檔管理的廣泛使用，也給我們的工作增加了新的麻煩，為了更好的使用，單位也在不停的尋找策略，使得單位檔案管理中的電子文檔管理更加的方便，也使得檔案管理工作更加的高效。

　　2 電子文檔的相關概述

　　電子文件形成于數字設備，并有相關環境(操作系統、數據庫)的支持，以數碼形式(數字、圖形、音頻、視頻)存儲在外存儲器上，閱讀及處理需要設備，借助于網絡傳輸。而電子文檔是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數和相關數據。

　　電子文檔與電子文件有以下不同之處：第一，電子文檔是已歸檔的電子文件，并且有一定的歸檔要求;第二，電子文檔具有保存價值，主要是指本單位自身的文件，具體包括反映本單位主要職能、主要業務工作、基本歷史面貌、主要財務和產權關系等方面的內容;第三，電子文檔要求集中統一整理且具備一定的整理方法;第四，電子文檔還應包括與之相適應的軟件、參數及相關數據等。正確認識并區分電子文件和電子文檔，有利于科學地管理電子文檔，更好地實現本單位檔案信息資源的共享利用。工程設計單位形成的電子文檔存在很多種存儲格式，主要包括文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，要實現共享利用，必須堅持標準化、完整性、真實性、有效性的原則，利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的管理平臺，有效積累和儲備檔案信息資源，使本單位多個部門的電子文檔實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享。

　　3 信息時代背景下電子文檔管理的價值

　　3.1 滿足時代發展需求

　　我國步入21世紀之后，計算機技術以及信息技術相較之前都有了明顯的提升和發展。處在信息時代背景下，企業可以及時開展管理工作小組，這樣就能有效推動檔案管理工作效率，借助于信息技術來做好電子文檔管理，盡可能地提升檔案管理工作水平和效率，同時讓信息數據收集效率得以提升，這樣才能更好地滿足時代市場需求。

　　3.2 提高時效性和管理效率

　　傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量[1]。

　　3.3 節省企業檔案管理的相關人力物力

　　傳統的檔案管理方式，通常需要大量的人力、物力和財力，同時還要無法避免地受到一定損壞的風險。但是，電子文檔管理的方式，不但使企業的歸檔方式變得十分便捷，同時還給信息的利用提供了途徑，減少了企業對傳統檔案進行整理、歸檔和檢索查找的困難，不僅降低了檔案人員的勞動強度，而且節省了大量的人力、物力和財力。

　　4 信息時代背景下電子文檔管理存在的問題

　　4.1 電子信息檔案管理存在的安全隱患

　　基于辦公自動化、現代通信技術和計算機網絡技術建立的電子信息檔案系統正逐步取代以紙質為載體的傳統檔案系統。光盤、電磁、存儲芯片等多種信息存儲介質迅猛發展擴張，正以不可阻擋的速度取代紙張的信息存儲功能，使所見即所得的紙質信息存儲方式轉變成肉眼無法直接識別的電磁信息和數字信息。

　　4.2 檔案信息比較分散

　　在目前檔案信息管理工作的實際開展中，檔案信息分散性已經成為主要問題，具體而言，表現在以下幾個方面：一方面，有些企業及單位內的人力資源管理部門，并未能夠充分重視職工檔案管理工作，導致經常發生檔案記錄失準與丟失情況，這對于檔案管理工作的開展及檔案利用十分不利;另一方面，檔案信息管理存在比較嚴重的重復現象，這種情況主要就是指同一檔案由多個部門保存，從而導致檔案數據存在無差異性保存情況，導致檔案信息的進一步分散，對于檔案信息化建設及統一管理會造成影響。

　　4.3 人才素質水平有待提升

　　檔案管理人員除具有檔案專業及相關管理知識外，還要掌握現代信息技術和網絡技術，才能滿足數字化檔案館建設的需求，做好供需分析，實現具體功能。由于研究人員認識水平不一致，在遇到問題時，特別是需要有關業務人員配合時，可能會出現不可預知的障礙或時間滯后。

　　5 信息時代背景下電子文檔管理的提升策略

　　5.1 加強電子信息檔案的安全風險防控

　　首先，要嚴格遵守和執行國家各項保密管理規定。其次，要建立和嚴格執行電子信息檔案資料的物理備份制度，防止因電子設備故障與軟件病毒給電子信息數據安全帶來無法彌補的損失。再次，要排查和找準電子信息檔案系統的安全風險點，建立風險防控制度，制定風險預警應急方案，配備安全風險自動報警裝置，實行定期檢測維護。最后，企業檔案資料室應加強對各職能部門安全保密制度執行情況的指導監督，并與企業的質量、計劃、保密辦等部門建立信息安全聯動機制，為電子文檔信息資源管理提供合適的設備和環境[2]。

　　5.2 完善檔案管理制度

　　健全的檔案管理制度，有助于為企業電子文檔的管理提供依據，使其做到依法、依規管理，促進其質量的提升。基于此，首先，要創建企業電子文檔利用審批制度，利用人員要對電子文檔進行查閱時，要先辦理借閱利用審批手續，才能查閱。其次，要建立企業電子文檔收集管理制度，檔案收集部門通過對網絡技術的利用實現對檔案的收集與管理工作，讓檔案收集可以做到更加的及時，確保及時收集與更新電子文檔，進而使其能夠更好地滿足用戶的需求。再次，通過對電子文檔與紙質檔案互補性的利用，實現對檔案資源的整合，促進企業電子文檔管理和使用質量的提升[3]。

　　5.3 構建新時代檔案管理人才隊伍

　　在信息時代不斷發展的過程中，電子文檔管理工作質量要想得以提升，檔案管理部門一定要加強對檔案管理人才的培養，不斷優化其專業結構，構建新時代檔案管理人才隊伍，才能有效提升電子文檔管理質量。一方面，我們可以借助多種渠道來積極引進專業技術管理人員，聘請一些思想好、素質高、責任心強的工作人員來進行電子文檔管理。另一方面，對于已有的電子文檔管理人員，也可以在發展過程中對其進行專業培訓與教育，尤其是要加強對管理人員科技知識方面的電子技術培訓，畢竟在現如今這個信息時代背景之下，電子文檔管理工作也開始得到了較為深入的發展，現代化檔案管理才是發展的重要趨勢，所以其自身不僅需要具備較為良好的知識水平，還需要不斷學習與豐富，這樣才能緊跟時代發展需求，促進電子文檔管理效率和質量的提升。為此，檔案管理部門一定要積極構建出一支具有高素質、信息技術水平高且結構合理的新型電子文檔管理人才隊伍，以此來有效發展我國電子文檔管理事業。

　　6 結語

　　綜上所述，在目前企事業單位各項工作的開展中，檔案管理工作已經成為十分重要的一項內容，也是檔案資源實現更好應用的基礎，因而有效實施檔案管理工作十分必要。針對當前環境，檔案管理人員應該重視信息化建設，結合實際工作創新檔案管理方法、加強安全風險防控、提高自身專業素質，從多方面滿足電子文檔的管理要求。

　　【參考文獻】

　　【1】趙文婷.淺析信息時代下電子檔案管理的應用[J].辦公室業務,2017(02):178-178.

　　【2】楊哲.信息時代下企業電子檔案管理探討[J].中小企業管理與科技,2017(16):125-126.

　　【3】金彩霞.信息時代電力企業電子檔案管理的探討[J].現代企業文化,2017(35):124-124.

　　作者:劉紀衛

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