摘要：為提升基層交通部門檔案工作效率，減少工作人員的作業量，提出對基層交通部門檔案工作運行模式改革創新的建議，利用網絡時代的優越性，建設檔案信息化管理格局。文章首先概括了基層交通部門檔案工作主要內容，其次結合該項工作運行實況，探尋存在的問題，最后提出幾點優化措施。

　　關鍵詞：網絡時代;基層交通部門;檔案管理;優化措施

　　在社會經濟快速發展與交通系統日漸完善的社會背景中，基層交通部門的業務管理工作類型與數量相應增加，檔案管理工作在運行過程中遇到諸多障礙點。基層交通部門的檔案管理工作是記錄交通部門日常工作進度與大型交通事件的重要載體，為重大事件處理與部門決策優化提供可靠的數據支撐，這對我國交通事業持續、健康、穩定發展目標的實現有很大助益。但縱觀我國基層交通部門檔案管理運行現狀，發現其存在諸多不足，基于此，本文做出較詳細探究。

　　一、交通部門檔案管理工作內容介紹

　　(一)采集檔案

　　交通部門檔案管理工作復雜性顯著，其包含多類型的文字材料，故而要求相關人員始終要秉持嚴謹負責的工作態度進行采集工作，這是促進本部門檔案管理目標實現的基本條件。在網絡時代，檔案管理人員可在計算機技術的協助下，實現對文字、攝像、圖片等的全面采集，并整合至資料庫中，以保證檔案信息的完整性、安全性。

　　(二)整理檔案

　　形式多樣、內容復雜是交通部門檔案資料的主要特征，這會明顯增加檔案整理工作難度。在具體實踐中，檔案管理人員可結合檔案資料類型、特征等，采用分類整理、歸納等方法，利用計算機系統，結合檔案資料的形成時間、內容與形式等指標的差異性，整體實現有效分類與整理的目標。

　　(三)鑒定檔案

　　交通部門檔案資料數量龐大，不同檔案作用有別，在采集、整理與存管檔案資料過程中，加強對其價值劃分，對優化檔案管理工作效率具有深遠意義[1]。檔案鑒定工作的開展，為以上目標的實現注入巨大能量，能促進交通部門檔案管理工作科學、系統、高效運行。

　　(四)存儲檔案

　　這項工作的進展狀況，對交通部門檔案資料品質形成直接影響，在儲存檔案資料過程中，管理人員應給予檔案“價值性”高度重視，保證其安全性、完整性，以進一步提升其使用率。

　　二、基層交通部門檔案工作運行期間存在的問題

　　(一)對檔案管理工作意義缺乏正確認知

　　這是影響交通部門檔案管理工作質量的一個主觀性因素。在產業發展進程中，檔案資料存在的意義是廣為人知的，檔案是現代企業所有工作開展的基本條件。但是在市場經濟快速發展、經濟建設占據主導地位的時代背景下，各單位過度重視業務運行期間的經濟效益，而未給予檔案資料歸納、整理與存管工作一定重視，針對檔案管理人員聘用，未設定嚴格的招聘標準，也未對相關人員職業素質與技術水平定期培訓。針對交通部門檔案工作發展需求，也未能及時投入資金，加強管理設備建設與完善，最終造成檔案管理工作長期被動化。

　　(二)管理模式與手段顯著滯后

　　這是阻滯交通部門檔案管理工作現代化、網絡化發展目標實現的主要約束條件。(1)結合我國當下基層交通部門檔案管理工作實況，發現其管理模式存在諸多漏洞，例如針對檔案資料已有檔案數據，未能及時進行綜合分析，對其應用形式缺乏科學引導等。傳統意義上的檔案管理模式無法迎合網絡時代的發展需求，影響檔案管理工作質量與效率。(2)長時間沿用傳統管理手段，在網絡時代，部分檔案管理人員主觀認為，檔案信息化管理等同于應用計算機落實管理工作，安置計算機就能促進以上目標的實現進程[2]。

　　以上錯誤管理手段的實施，一方面削弱了檔案人員對信息化理論與技術研究的積極性，也造成企業即便更新管理設備設施，但部分檔案人員還應用傳統方法，未能主動追隨網絡時代的發展腳步，在檔案管理實踐中，思維與行為缺乏創新性，所有行為均是“形式化”，最終導致檔案信息化管理發展為表面化、庸俗化管理，對交通部門檔案信息化管理目標的實現，制造了巨大阻礙。

　　(三)傳統的計算機檔案數據錄入方式不合理

　　結合檔案信息化管理要求，基層交通部門要配備檔案管理軟件，這樣在對大批量原始檔案加工、提煉等操作過程中，能實現對其內容屬性與樣式特點分析與著錄，為目錄組織形成與二次文獻檢索創造便利條件，繼而將著錄內容整合至計算機系統中。但在實際操作過程中具有速率緩慢、著錄質量偏低等特征。計算機數據錄入的前期準備工作復雜，造成很多交通部門檔案管理人員工作量明顯增加。伴隨檔案管理的進行，應用計算機手段進行管理的積極性不斷降低，這勢必會影響計算機技術在交通部門檔案管理工作中的推廣應用。

　　三、優化措施

　　(一)建立健全檔案管理體制

　　這是保證網絡時代交通部門檔案管理工作規范有序運行的有效措施之一，也為檔案信息化管理目標的實現提供支撐。交通部門應結合當下檔案管理工作現狀，探析問題成因，正視傳統檔案管理進程中存在的不足，樹立不斷完善的發展觀。同時結合本單位運行現狀，嚴格依照《檔案法》[3]的相關規定，建設健全檔案管理“三合一”體制，完善檔案人員考評制度，以打造素質高、業務強的檔案管理團隊。

　　(二)加強檔案管理硬件的建設

　　這是促進交通部門檔案信息化管理目標實現的重要支撐。在網絡時代，檔案管理工作的順利開展、有效運行，應具有強大硬件設備設施做支撐。交通部門應結合行業現行的檔案管理工作標準，創設專門的檔案庫、閱覽室、檔案人員辦公室等，為其配置計算機、滅火器、溫度計、防潮防高溫器材等設施，以保證檔案資料采集、整理及存管等全過程的安全性。[4]互聯網時代，計算機技術在社會各個行業中均有應用，故而交通部門應樹立與時俱進的工作理念，加大檔案信息化管理模式的建設力度，在電子設備的協助下，全面提升檔案管理工作的現代化、智能化與電子化水平，以保證交通部門檔案管理工作緊隨網絡時代發展趨向。

　　(三)健全檔案信息網站

　　網絡時代，我國交通部門檔案信息化建設過程中，應始終以網站建設為基礎，建設具有強大執行力的信息平臺，進而協助檔案資料使用者能沖破時間與空間的局限性，通過網絡客戶端及瀏覽器，閱覽、分析交通運輸系統相關資料。此外，在用戶查詢信息過程中，可在信息平臺的協助下，實現對數據信息的精確檢索與歸檔。

　　(四)設定電子文檔管理模式

　　網絡時代，計算機技術應用范疇不斷拓展，互聯網系統中被導入的文件類型與數目同步增長，且多以電子文檔的形式存在，而網絡環境的開放性決定了電子文檔存儲過程的不安全性。此時，就要求交通部門檔案管理工作人員深入文檔工作領域內，加強對電子文檔的管理力度[5]。針對已歸檔的文件，需將其設為只讀文件，并且對文檔內容修改權限做出明確規定。

　　四、結語

　　提升檔案管理工作質量，建設檔案信息化管理模式，對交通部門各項業務發展具有促進與引導作用。本文對幾點優化措施做出探究，分別是建設健全檔案管理體制、加強檔案管理硬件的建設、健全檔案信息網站與設定電子文檔管理模式。希望與同行分享管理經驗，共同推動基層交通部門檔案管理工作規范、有效開展。

　　參考文獻：

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　　[5]韓宇，張悅.優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法分析[J].黑龍江史志，2014(24)：74.

　　檔案管理人員評職論文：加強電子檔案的管理與利用

　　摘要：科技的發展促進了工作方式的轉變，信息技術的廣泛利用出現了越來越多的電子檔案，而且這一趨勢是逐年上升，管理這些電子檔案已經變得迫在眉睫，如何有效的加強電子檔案的管理是目前檔案部門的一個重要課題，通過對電子檔案更好的管理，使電子檔案能夠更加便利地發揮價值。