摘要：隨著檔案信息逐漸向電子化、數字化發展，電子檔案將逐漸成為未來檔案存儲、利用的主體，但紙質檔案的優點也是電子檔案無可比擬的，紙質檔案與電子檔案在當前及今后相當長的時期內將互為補充，長期并存。面對這樣的情況，我們只有不斷探索新的保護技術與方法，總結其與傳統檔案保護方法的異同，把二者有機的結合起來，使其發揮各自的優勢，才能使電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，更好地為社會服務。

　　關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;管理;優缺點

　　計算機通信與網絡技術不斷發揮自身的優勢，呈現出突飛猛進的發展態勢，由此，信息時代正式到來。信息技術在各行各業的蔓延，使大量的電子文檔與傳統的紙質文檔形成共存的局面。電子檔案的出現雖然為人類帶來了諸多便捷，然而紙質檔案自身的優勢卻是電子檔案無法取代的。不論是電子檔案亦或是紙質檔案，它們的價值都需要我們對其加以有效利用，將兩者之間的優勢進行拓展發揮，將基建工程檔案工作的效率與質量全面提升。

　　1紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性

　　對于檔案管理來說，紙質檔案及電子檔案各有優勢，能夠對信息進行有效傳遞。紙質檔案在我國發展的過程中已經有較長的歷史，在造紙術發明之后，就可以將信息用文字的形式在紙上表達出來，因此其作為重要的信息載體具有重要的作用。在現代化社會發展的過程中，電子信息技術的應用范圍越來越廣泛，在開展檔案管理工作的過程中，就逐漸開始利用電子檔案管理形式，不過其沒有完全取代紙質檔案。紙質檔案的依附性較強，而電子檔案的時效性較強，這兩種檔案管理形式都是比較常見的社會現象。雖然電子檔案管理具有較多優點，更加符合當代社會的發展需求。但是紙質檔案能夠記載相關的歷史信息，相對電子檔案來說，在這個方面具有更強的信服力，形成了非常重要的信息資源。

　　2.人事檔案信息化建設存在的問題

　　(一)缺乏完善管理機制

　　“互聯網+”時代背景下，人事檔案信息化建設和管理仍然面臨諸多問題，其中較為重要的則是缺乏完善的檔案管理機制。目前人事檔案建設逐漸得到社會及公眾的高度認可，但是在具體落實過程中，統一的管理機制并未實現，在進行人事檔案建設過程中，并沒有重視檔案管理工作的核心內容，則是人才建設，沒有充分凸顯其工作重心。許多人事檔案管理人員仍然秉持傳統檔案管理理念，對信息化建設了解并未深入，沒有將人事檔案進行科學、合理的分類管理，管理機制不夠完善和規范，致使無法充分發揮作用。總體而言，則是人事檔案管理工作尚未得到高度重視，思想重視大于實踐重視，導致許多建設理念、思路并未完全落實，在很大程度上阻礙了人事檔案信息化建設和管理的進程。

　　(二)資金投入相對匱乏

　　人事檔案信息化建設需要有良好的設施，才能夠保證人事檔案信息化建設更加合理、規范、科學，然而目前人事檔案信息化建設過程中，缺少足夠的資金作為支撐，對人事檔案信息化建設資金投入嚴重匱乏，導致人事檔案信息化建設的基礎設施設備均無法更新。然而基礎設施設備正是開展信息化建設的基礎前提，缺少先進的設備設施則無法滿足“互聯網+”時代的發展需要。對信息化建設資金投入的匱乏，嚴重影響了人事檔案信息化建設。傳統人事檔案管理方式、管理環境以及硬件設施均較為落后，對人事檔案信息的安全性無法保證，若不及時加大資金投入力度，極其有可能發生檔案丟失、泄露等安全問題，對人事檔案管理工作將會造成嚴重困擾，同時阻礙了人事檔案信息化發展。

　　(三)缺乏科學管理理念

　　目前人事檔案的管理人員大部分均是兼職人員，人事檔案的專職管理人員匱乏，并且大部分的管理人員學歷水平偏低，管理理念長期未得到有效更新，進行培訓后仍然效果不理想。對人事檔案管理的基礎知識和技能掌握較差，在人事檔案信息化建設過程中，雖配備了許多計算機設備，但是由于復合型人才匱乏，當前管理人員對人事檔案管理的信息設備操作水平普遍偏低，無法完全掌握信息設備的靈活運用。與此同時，許多人事檔案管理人員對信息化建設缺乏科學管理理念，對人事檔案沒有進行定期更新，導致檔案信息存在不準確的問題，并且在發生問題時，各部門之間缺少明確的職責劃分，無法找到具體負責人員，在很大程度上影響了檔案管理工作發展。

　　三、人事檔案信息化建設對策研究

　　(一)構建完善管理機制

　　完善的管理機制是人事檔案信息化建設的基礎前提，應進一步完善和規范管理機制，同時制定統一化建設標準和賞罰機制，進行檔案信息化建設過程中，應將更多的工作重點放在完善管理機制上，完善的管理機制能夠推動信息化建設，同時能夠保證人事檔案的安全性。將人事檔案信息進行專人管理，革新管理人員的傳統管理理念，并對其進行規范和監督，加強檔案分類化管理，簡化復雜的檢索程序，提高檔案的查詢和利用效率。與此同時，建設完善的檔案使用制度，完善檔案使用流程，確保人事檔案信息的合理利用。同時應建立人事檔案數據庫，將人事檔案進行錄入，在保證人事檔案安全性的前提下，實現資源共享。信息化建設需要科學完善的管理機制作為有力支撐，因此，構建完善的檔案管理機制，能夠有效推進人事檔案信息化建設進程。

　　(二)加大建設資金投入

　　資金是人事檔案信息化建設的前提和支撐，因此，應為檔案信息化建設提供有力的資金扶持，使檔案信息化建設符合“互聯網+”時代的基本要求，投入資金引進先進的基礎設施，良好的硬件設施是推進信息化建設的有效途徑，同時對檔案信息化建設進度嚴格管理和要求，保證在加大資金投入的前提下，能夠保證人事檔案信息資源的合理配置，推進人事檔案信息化建設順利進行。與此同時，應構建完善的人事檔案信息化安全保障機制，加強人事檔案的安全管理，同時避免人事檔案信息出現泄漏等安全問題，對人事檔案的管理流程進行科學、規范化，加強人事檔案數據庫的安全管理。投入資金過少必然會阻礙信息化建設，若無法一次性投入大量資金進行整體硬件設備的更新替換，可通過分批次的進行設施完善，將硬件設備已經老化、落后的設備率先替換，因設備老化等問題嚴重影響檔案信息化建設，同時會造成一定的安全隱患。加大資金投入的同時，應合理做好信息化建設預算，保證經費能夠得到充分合理的利用。

　　(三)科學規范檔案管理

　　“互聯網+”時代背景下，檔案信息化建設需要具備科學規范的管理，因此，人事檔案管理人員在此過程中則發揮了重要作用。信息化建設的同時，需要對檔案管理人員進行系統化培訓，其中包括先進的人事檔案管理理念及基礎設施的操作運用，提高管理人員的綜合水平，同時積極引進復合型管理人才，為檔案管理工作注入新鮮血液，加強人事檔案管理人員隊伍建設，提供檔案管理工作效率。除了基礎的理念和操作技術培訓外，應強化管理人員的管理安全意識，提升管理人員綜合素質。管理人員自身也應不斷學習，不斷革新自身傳統管理理念，提升信息設備的操作水平，豐富專業知識，進而能夠更好的在人事檔案信息化建設過程中貢獻力量。與此同時，加強思想政治教育也是有效途徑，通過對管理人員進行思想政治教育，能夠提升管理人員的政治覺悟，同時培養管理人員的責任感，在進行管理工作時能夠具備責任心，加快人事檔案信息化建設。

　　3結語

　　人事檔案中的紙質檔案與電子檔案并行管理能夠綜合兩種管理模式的優點，使其重復跟發揮作用。在開展管理工作的過程中，需要注重管理創新，單位要完善相關的管理制度，讓工作人員可以按照制度要求完成工作任務。對于并行管理工作的開展來說，需要明確紙質檔案管理及電子檔案管理各自的優勢，對其進行體現，為檔案管理質量提供保障。

　　參考文獻：

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　　作者：劉佳

　　教育類期刊推薦：《中國高等教育評估》(季刊)創辦于1988年，是中國高等教育評估領域最早的專業刊物。原名為《高教評估信息》，1994年更為現名。本刊由上海市教育委員會主管，上海教科院高教所與中國高教評估研究會主辦。