摘  要：會計檔案是重要的經濟檔案，其管理在實際工作中卻容易被忽視。本文擬總結會計檔案管理工作存在的問題，找到解決問題的對策，以實現會計檔案的科學管理。

　　關鍵詞：會計檔案  科學管理  問題  對策

　　中圖分類號： G271        文獻標識碼：  A       文章編號：2095-0802-(2012)07-00  -0

　　Discussion on the Accounting Archives Management Problems

　　And Countermeasures

　　ZHOU Hong

　　(GuangXi University Of Technology Archives, LiuZHou, 545006, GuangXi, China )

　　Abstracts：Accounting archives is the important economic archives whose management is easy to be ignored in the practical work. In this article, the problems in accounting archives management work were summarized to find solution countermeasure and realize the scientific management of accounting archives.

　　Key words：accounting; scientific management;  problem;  countermeasure

　　0引言

　　會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，是會計的基礎工作，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值。加強對會計檔案的科學管理，可以促進財務管理水平的提高，使會計檔案管理工作更好地為各項事業服務。

　　1會計檔案的特點

　　會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，主要表現如下：a) 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案；b) 內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性；c) 形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性[1]。

　　2會計檔案的作用

　　會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。

　　2.1體現機構整體經濟運行狀況。

　　1個機構的經濟運行狀況，都是通過財會的記錄體現出來；一段時間或全年部門的全部經濟活動和經營成果，都儲存在會計檔案中。為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。

　　2.2提供全面、精準的數據統計

　　企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供近幾年的有關會計數據，而會計數據來源于會計檔案。國家統計部門的統計數據中，也有相當一部分來源于財務數據。

　　2.3為審計 司法等部門提供依據

　　審計機關在審計有關部門時，會計檔案可以提供可靠的數據。司法部門在查處違法亂紀、貪污受賄問題時，也同樣需要會計檔案作為證據[2]。

　　3會計檔案科學管理工作中存在的問題

　　3.1會計檔案意識淡薄。

　　有些單位對會計管理工作缺乏充分的認識，意識淡薄，只注重內部財務項目的實施，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案大多數是由會計人員兼管，缺乏基本知識與操作技能的培訓。

　　3.2會計檔案管理制度不夠健全

　　有些單位領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。會計檔案管理難以發揮其在監督檢查、經濟管理和分析決策方面的重要作用。

　　3.3財務檔案管理不完善 不規范

　　a) 會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的收集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性；

　　b) 會計憑證裝訂不及時不規范，有的單位將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；裝訂時僅僅用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；導致會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔；

　　c) 紙質會計檔案、存儲數據的介質與應用軟件沒有同步歸檔。對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱，影響了檔案整體工作的質量和效果[4]。

　　3.4會計檔案管理人員素質有待提高

　　目前，存在一些財會檔案人員缺少職業素養，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法地偷稅，造成會計信息失真，破壞會計檔案的原始性、真實性。

　　4完善會計檔案管理工作的對策

　　4.1增強會計檔案意識

　　加強對會計檔案管理工作的領導，提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門并進行規范管理。各單位一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

　　4.2建立健全會計檔案管理規章制度

　　要做好財務檔案管理工作，必須理論結合實際，建立和健全相關的制度，將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，規范檔案資料管理的各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

　　a) 建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，定期組織對財務檔案管理工作的檢查；

　　b) 規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。首先，制訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。其次，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管，要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。最后，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊；

　　c) 同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。通常由于會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致，導致財務會計檔案查詢中出現打不開檔案管理系統的事件。該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護[3]。

　　4.3加強會計檔案人員知識培訓 提高管理人員的綜合素質。

　　會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。在財務檔案管理的過程中，統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

　　總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

　　參考文獻：

　　[1] 姜洪娥.規范會計檔案管理工作的幾點建議[J].中國農業會計,2004(8):15.

　　[2]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會,2007(4):40-41.

　　[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊,2007(7):73-74.

　　[4]趙清和.談財務部門會計檔案的管理[J].沈陽建筑大學學報：社會科學版，2005(4):144-146.