本篇文章是由《財務與金融》發表的一篇財務論文，本刊是教育部主管，中南大學主辦的全國中文核心期刊、北大中文核心期刊(2004、2008)、湖南省一級社科期刊，目前是宣傳、落實黨的十七大提出的“完善基本經濟制度”、“深化財稅、金融等體制改革”的重要精神，探討和解決財務與金融領域各種問題的期刊。

　　摘要：由于會計期末業務具有穩定性、規律性的特點，利用自動轉賬功能能簡化和提高期末業務處理的進程和效率。文章在闡述自動轉賬功能基本內涵的基礎上，分析了自動轉賬功能處理的會計業務類型，指出該功能存在的缺陷，提出在應用自動轉賬功能時應注意的問題及完善的措施。

　　關鍵詞：財務軟件自動　轉賬功能　期末業務　自動轉憑證

　　由于會計期末業務的處理具有較強的規律性，當錄入為憑證時，其摘要、借貸方科目、金額來源、計算方法等變化不大，為提高期來業務的制單效率，也為了防止財會人員遺漏對期末業務的及時處理，通用財務軟件都提供有自動轉賬的功能。將期末業務設置為自動轉賬憑證模板，使其計算方法固化，只要執行調用憑證模板的操作，即可生成自動轉賬憑證，這在一定程度上也能規避如計算方法不準確而導致的會計差錯的產生。財務軟件中的自動轉賬功能具有簡化和加快期末業務處理速度、提高記賬憑證的正確率、保障會計業務的完整性等方面的明顯優勢。

　　一、自動轉賬功能概述

　　(一)概念

　　自動轉賬是指在財務軟件中，通過對記賬憑證生成要素的設置，由系統自動生成指定業務的規范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉賬業務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設定，即建立一項業務的轉賬模板的過程，稱為自動轉賬憑證的設置(或稱為定義)。依據自動轉賬憑證模板來生成特定業務的記賬憑證的過程稱為自動轉賬，由自動轉賬生成的憑證稱為自動轉賬憑證，屬于機制記賬憑證。

　　(二)自動轉賬的種類

　　通用財務軟件提供兩類自動轉賬功能，一類是在賬務處理模塊中，以輔助核算或期末業務處理的形式提供的轉賬設置與憑證生成功能。由于這種轉賬一般是在賬務系統內進行，也被稱作內部轉賬或內部結轉，如銷售成本結轉、制造費用結轉、匯兌損益結轉、期間損益結轉等。第二類是在薪資、周定資產等專項管理模塊中提供的費用分攤與結轉功能。因為涉及賬務系統外的專項核算系統，亦稱之為外部轉賬或外部結轉，如工資費用分攤結轉、周定資產折舊計提、往來業務及壞賬準備計提、差異結轉與成本結轉等。

　　(三)自動轉賬功能的構成

　　自動轉賬功能包括“轉賬定義”和“轉賬生成”兩個組成部分。“轉賬定義”就是設計轉賬憑證模板——設置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數公式，該工作屬于自動轉賬憑證設置的初始化工作。當處理期末業務，制單人選擇調用設置好的憑證模板，由計算機自動生成所需的記賬憑證，這就是“轉賬生成”。

　　(四)設置為自動轉賬憑證的經濟業務應滿足的條件

　　適合設置為自動轉賬憑證的經濟業務，通常需要滿足以下幾個條件：

　　1.期末業務具備穩定性和規律性。如稅金計提、成本結轉、費用的分攤及結轉、期間損益結轉等期末業務都具有一定的時間性，且有規律地在不同的會計期間反復發生，為了簡化錄入憑證過程及加快和提高期末業務處理的進程和效率，可預先對期末業務進行自動轉賬憑證模板的設置，待需要時調用憑證模板即可生成所需的自動轉賬憑證。自動轉賬的意義在于多次重復應用，只有對于不同會計期間須重復多次處理的業務，才能在反復應用中體現出自動轉賬功能的簡便、快捷的優勢。

　　2.會計科目能夠事先確定。定義自動轉賬模板的關鍵點在于將憑證涉及的摘要、借貸方會計科目、金額的來源和計算方法預先設置好存入系統，待需要生成憑證時，只要選擇已定義好的模板，系統自動生成憑證。可見，模板一旦被設定，就只能按照事先的定義方式來生成實際業務的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業務，是無法以自動轉賬的方式來處理的。

　　3.金額可以事先預知或可以被描述。轉賬業務的發生金額同樣也具有一定的規律性，如折舊額可按折舊公式計算，制造費用可按某一確定比例分配，成本可按當前余額結轉。只有確定的金額來源，或者體現著某種規律性的金額取得渠道，才能夠事先以某種規范的方式將其描述和表達出來。反之，發生金額不能被事先預知，或不能被準確描述的經濟業務，都無法交由系統進行自動處理。

　　二、自動轉賬功能處理的會計業務類型

　　(一)銷售成本的結轉

　　商品的銷售成本是由已銷售商品的數量乘以銷售商品的成本單價計算得到的。當實現產品銷售收入時，所做的賬務處理：一是收入的確認，二是銷售成本的結轉。在錄入收入確認的憑證時輸入了產品銷售單價和數量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時，能將入庫商品的數量和單價及時輸入系統，則庫存商品的平均單價能計算出來。那么，已銷售商品的數量和成本單價都是已知數。也就是說，系統記賬后，系統可以從“庫存商品”賬戶中獲取單價，從“主營業務收入”賬戶中獲取已售產品的數量，商品的銷售成本是可以由系統自動計算出來的。基于這個原理，許多財務軟件的賬務系統中，都提供了銷售成本自動結轉的功能。

　　要想在“轉賬生成”時生成正確的銷售成本結轉憑證，必須事先做好以下幾項操作：首先，該業務涉及的庫存商品、主營業務收入、主營業務成本必須在會計科目屬性中設置為數量核算，在“轉賬定義”時輸入三個科目對應的科目編碼，并且這三個科目的下級科目結構也必須相同;其次，在錄入收入確認的憑證時要輸入產品銷售單價和數量;再次，要將收人確認的憑證執行記賬操作。這樣，執行“轉賬生成”后系統就可以自動給出銷售成本結轉的憑證。

　　(二)匯兌損益的結轉

　　匯兌損益結轉設置用于期末自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉賬生成中自動生成匯兌損益轉賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現金以及外幣結算的各項債權、債務，不包括所有者權益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。

　　在執行匯兌損益結轉之前，先要做好以下幾項操作：在賬務系統的初始化設置中設置好外幣匯率;輸入外幣業務憑證時輸入外幣發生額;期束輸入調整匯率，并將涉及外幣科目的會計憑證執行記賬操作。進行“轉賬定義”時給出匯兌損益入賬科目。期末執行“轉賬生成”后系統就可以自動給出匯兌損益結轉的憑證了。

　　(三)期間損益的結轉

　　期間損益結轉設置用于在一個會計期間終了時，將損益類科目的余。額轉到本年利潤科目中。損益類科目結轉主要是對于主營業務收入、主營業務成本、主營業務稅金及附加、其他業務收入、其他業務支出、管理費用、營業費用、財務費用、投資收益、營業外收入、營業外支出和所得稅等科目的結轉。

　　進行“轉賬定義”時，損益科目結轉表中將列出所有的損益科目。損益科目結轉表的每一行中的損益科目的期末余額將轉到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結轉，則應在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應的本年利潤科目。若不填本年利潤科目，則將不結轉此損益科目的余額。執行“轉賬生成”前，要將所有涉及損 益科目的會計憑證進行記賬。

　　(四)科目余額的對應結轉

　　如果要對兩個科目或其下級科目的期末余額進行一一對應的結轉，則可以選擇“對應結轉”功能。如將“制造費用”賬戶的余額轉入“生產成本”賬戶、“本年利潤”賬戶的余額轉入“利潤分配——未分配利潤”賬戶。

　　對應結轉一般針對資產、成本或費用類科目，且只結轉期末余額。在“轉賬定義”時要指明轉出科目和轉入科目。執行“轉賬生成”時轉出科目方向根據其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向為“借”則從貸方轉出，否則從借方轉出，轉入科目方向與轉出科且方向相反。對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一結轉，還可以進行科目的一對多結轉。執行“轉賬生成”前要把涉及轉出科目的會計憑證進行記賬。